LMS Nasıl Seçilmelidir?

Yöneticilerin beklediği yapılan yatırımların kısa sürede bir katma değer olarak geri dönmesi ve istedikleri rakamsal getirilerin kısa dönemde sunulması karşısında eğitim departmanlarının zorlanmadığı söylemek mümkün değil ne yazık ki. Her ne kadar işin başında eğitim şart olduğu düşüncesi hakim olsa da bütçe zamanı geldiğinde söylenen ve verilen sözler unutuluyor. E-öğrenim çözümleriyse İnsan kaynaklarına tam bu noktada yardım ediyor. Bu yardımı da süreçleri kolaylaştırması ve bütçe kalemlerini rahatlatmasıyla sağlıyor. E-öğrenme çözümlerini etkili bir şekilde kullanabilmek, tek bir sistem üzerinden eğitim süreçlerini kolayca takip etmek her kurumun LMS (Learning Management System) yazılımına ihtiyacı vardır.

Şirket için doğru LMS seçimini yapmak istiyorsan önce doğru ihtiyaçlarımızı belirlememiz gerekiyor.

İhtiyaç Analizi

Şirketlerin yola çıkış amaçları benzer olsa da ihtiyaçları çok farklı olabiliyor. Her ne kadar birçok özelliğe ve araca sahip olsa da bir bankanın ihtiyaç duyduğu eğitimleri karşılamakta zorlanan veya bir perakende şirketi için fazla karışık ve kullanışsız gelen bir “X LMS” ondan beklenen verimi sağlayamamış olur. Bundan dolayı herhangi bir LMS’i seçmeden önce ihtiyaç analizi yapmak bizlere daha doğru ve yardımcı olacaktır.

Örneğin; LMS yönetiminin, kaç kişinin sorumluluğunda olması planlanıyor? Sistemin hangi çalışan grubuna hitap etmesi hedefleniyor? Ofis mi saha mı yoksa her ikisi de mi? Sistem kaç kişinin aktif kullanımına açılacak? Bu kişilerle hangi yöntemle iletişim kurulacak? Ne tür eğitimlere ihtiyaç duyuluyor? Şirket içeriklerinin sisteme hangi formatta yüklenmesi gerekiyor?

Eğitim departmanınızın, yukarıdaki gibi birçok soru üzerinde durması seçim sürecini oldukça kolaylaştıracaktır. Peki bir LMS'te olmazsa olmazlar neler? Sizler için aşağıda sıraladık. Hadi birlikte göz atalım!

Entegrasyon

Seçilen LMS ve İK’nın kullandığı sistemin birbiriyle entegre olması çok önemlidir. Bu entegrasyonla beraber insan hatasıysa minimum seviye indirilir, sistem yöneticisi manuel iş yükünden kurtulur. Entegrasyon sayesinde şirkete yeni bir çalışan katıldığında veya herhangi bir uzman terfi aldığında LMS’te bu güncellemeler İK sistemiyle aynı olacak şekilde görülür. Bu sayede ayrı ayrı güncelleme işlemine gerek kalınmaz, güncellemede oluşabilecek herhangi bir kayıt hatasının da önüne geçilmiş olunur.

Raporlama

LMS’in temel görevlerinde biri olan raporlama sayesinde Excel dökümanı olarak indirilebilecek ve ihtiyacı karşılayan detaylı raporlar, takip ve yönetim aşamalarını kolaylaştırır. Ayrıca belirlenen önemli değerleri anlık görüntüleme sayesinde rapor indirmeye ihtiyaç duymadan görüntüleyebilirsiniz.

Kullanıcı Dostu Arayüz

Başlarda göz ardı edilen Kullanıcı Dostu Arayüz’ü, ilerleyen zamanlarda LMS kullanımınızı en çok etkileyecek özelliklerden biri olacaktır. Kullanıcı odaklı bir sistem olmasından ötürü yönetici tarafında zaman ve emek tasarrufu sağlamanıza yardımcı olur.

Otomasyon

Entegrasyonla birlikte otomasyon da LMS adına büyük bir öneme sahip olacaktır. Ancak sistem bununla kalmayıp, yönetim ve takibi kolaylaştırmaya devam edebilir. Kullanacağınız LMS ile birlikte gelen, otomatik eğitim, eğitim bitiş sürelerine yaklaştıkça otomatik hatırlatma e-mail/sms’lerinin gitmesi, eğitim/sınavların zincir kurallarıyla birbirlerine bağlanması ve önemli eğitimlerin önceliklendirilmesi gibi daha birçok özelliğe kolaylıkla ulaşabileceksiniz.

Scorm Altyapısı

Üretim standartların en yaygın olanı Scorm sayesinde LMS farklı şirketlerin sahip olduğu eğitimlerle de kolay bir şekilde uyum sağlayabilecektir. İleride LMS değiştirmek söz konusu olduğunda Scorm sayesinde kolaylıkla eğitimler taşınabilecektir.

Farklı İçerik Formatlarıyla Uyum

Şirketin kendine bir dijital kütüphane oluşturması için farklı türde dökümanların da LMS’e yüklenebiliyor olması gereklidir. Örneğin power point, PDF, mp4 gibi farklı dökümanların tek bir sistemde hem saklanabilmesi hem de raporlarının çekilebilmesi kurum için çok faydalı olacaktır.

Mobil Uyumluluk

Mobil uyumlulukla birlikte zaman ve mekan fark etmeksizin, çalışan kendini sürekli geliştirebilecek. Bu fırsattan yararlanılabilmesi içinse LMS e e-eğitimlerin mobil uyumlu olmaları gerekmektedir. Özellikle saha çalışanlarının katılımını sağlamak için LMS seçerken, bu özelliği gözden kaçırmamalısınız.

İçerik Üretim Aracı

İçerik üretim aracı, Şirket dokümanlarının bulunduğu PDF,Power Point gibi dosya formatlarını, e-öğrenme materyallerine dönüştürmenizi sağlar. Bunun sayesinde yüklenilen dökümanın detaylı raporları rahatlıkla çekilebilecektir. Dökümana ses ve etkileşimler ekleme imkanı ise verimi mutlaka artıracaktır. Daha önceden de bahsettiğimiz gibi bu aracın yine kullanıcı odaklı tasarlanması gerekir.

Sınav & Anket

Çalışanların gelişimine katkı sağlamak, ölçe-değerlendirme yapabilmek için yapılan sınavlar LMS için çok önemli bir araçtır. Bu sınavlar sayesinde çalışanların da kendini değerlendirme ve eksiklerine göre kendilerini geliştirme fırsatları olacaktır. Süreçleri iyileştirmek için de anket aracını kullanmak faydalı olacaktır.

Haberler/Duyurular

Çalışanlarla daha interaktif ve kolay bir şekilde iletişime geçmek için haberler ya da duyurular gibi bölümü olan bir LMS’in tercih edilmesi iletişiminizi güçlendirecektir. Bu bölümün güncel tutulması ise çalışanların LMS’e giriş sıklığını artıracağı için eğitim tamamlanma oranlarına da katkı sağlayacaktır.

Destek Süreci

LMS’i ilk defa kullanacak ya da yeni bir LMS sistemine geçiş yapacaksanız, e-öğrenme şirketinin sağladığı anlık destek görüşmeleri ve LMS’in nasıl kullanılacağına dair eğitim yardımcı olacaktır. E-öğrenme şirketi bir servis/platform sağlayıcısı değil, bir e-öğrenme partneri olmalıdır.